“HOTEL
BUDI”
PENGEMBANGAN
USAHA PENJUALAN KAMAR SECARA ONLINE MELALUI KERJA SAMA DENGAN TRAVELOKA
A.
INFORMASI
UMUM
Dalam perjanjian kerja sama dengan
pihak traveloka, ada beberapa hal yang perlu diketahui. Diantaranya adalah:
- Pihak traveloka hanya bertugas
mempromosikan Hotel Budi di website resmi traveloka yaitu traveloka.com dan
juga menghandle pemesanan kamar oleh customer beserta pembayarannya.
- Pihak traveloka menyediakan akses ke fasilitas
online yaitu Ekstranet kepada pihak Hotel Budi. Fasilitas Ekstranet tersebut
digunakan untuk memperbarui informasi tentang hotel, ketersediaan kamar, dan
tarif terbaru.
- Dalam perjanjian kerjasama tersebut akan
dianggap Hotel Budi harus membayar komisi kepada pihak traveloka sebesar 15%
dari total penjualan bruto.
- Pembayaran tagihan pemesanan kamar akan
dibayarkan kepada Hotel Budi sebulan sekali yaitu setiap tanggal 15 bulan
berikutnya dengan cara transfer ke rekening Hotel Budi.
B.
PROSEDUR
PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS
1.
Prosedur
Penjualan Kamar Melalui Traveloka.com
Flowchart
Prosedur
a. Bagian Marketing mengupdate info seputar
kamar hotel berikut ketersediaan kamar beserta tarif terbaru.
Update
dilakukan setiap kali ada perubahan melalui Ekstranet yaitu akses ke fasilitas online
yang diberikan oleh pihak Traveloka.
b. Selanjutnya pihak traveloka akan
mempromosikan atau mengiklankan Hotel Budi secara online.
c.
Calon customer akan mengakses situs
traveloka di traveloka.com.
d.
Calon customer akan memilih-milih hotel
berikut kamar yang diinginkan sesuai dengan selera dan kemampuan mereka.
e. Setelah menentukan kamar yang
diinginkan, customer harus melakukan pemesanan kamar tersebut.
f.
Customer juga diharuskan mengisi form
data pemesan dan tamu yang akan menginap.
g.
Selanjutnya customer dipersilahkan
memilih metode pembayaran yang diinginkan.
Metode
pembayaran yang disediakan oleh pihak traveloka meliputi: transfer, ATM, kartu
kredit, dan lain-lain.
h.
Customer melakukan pembayaran sesuai
metode yang sudah dipilih sebelum batas waktu.
i. Pihak Traveloka setelah menerima
pembayaran selanjutnya akan mengirimkan SMS konfirmasi secara otomatis dan
mengirimkan email yang berisi voucher hotel.
j. Setelah itu, pihak traveloka akan
menyampaikan pemberitahuan tentang pemesanan kamar melalui ekstranet ke Hotel
Budi.
k.
Customer diharuskan mencetak voucher
hotel yang diterima melalui email.
l. Pada saat check in, customer diharuskan
menunjukkan voucher hotel kepada bagian reservasi Hotel Budi.
m.
Bagian reservasi Hotel Budi melayani
check in dan mengkroscek voucher hotel dengan data yang tersimpan di database.
n.
Selanjutnya customer diantarkan menuju
kamar yang dipesan.
o.
Selesai.
2. Prosedur Penerimaan Kas atas
Penjualan Kamar Online Melalui Traveloka.com
Flowchart
Prosedur
a. Prosedur penerimaan kas dimulai pada
saat customer membayar tagihan reservasi kamar kepada pihak traveloka sesuai
metode yang sudah dipilih.
b. Pihak Traveloka setelah menerima
pembayaran selanjutnya akan mengirimkan SMS konfirmasi secara otomatis dan
mengirimkan email yang berisi voucher hotel.
c. Pembayaran dari pihak traveloka ke Hotel
Budi dilakukan setiap tanggal 15 bulan berikutnya.
Ketika
jatuh tempo, pihak traveloka akan membuatkan Ringkasan Bukti Transaksi.
d.
Ringkasan Bukti Transaksi tersebut
dikirim ke Hotel Budi pada saat pembayaran dilakukan. Pembayaran dilakukan
melalui transfer ke rekening Hotel Budi.
Uang
yang dibayarkan ke Hotel Budi sudah dikurangi komisi untuk pihak traveloka
sebesar 15% dari total penjualan bruto.
e. Bagian Finance setelah menerima
pembayaran akan membuatkan Bukti Kas Masuk (rangkap 2).
f.
Bagian Finance juga akan mencetak
Ringkasan Bukti Transaksi sebanyak rangkap 2.
g. Bukti Kas Masuk lembar ke-1 dilampiri
Ringkasan Bukti Transaksi diserahkan ke Bagian Accounting untuk dilakukan
pencatatan akuntansi.
h.
Selesai.
